Privacy & Cookie verklaring

Privacy- en cookieverklaring Minitials B.V. 2019

Minitials B.V. (hierna te noemen: “Minitials”), is verantwoordelijk voor de Verwerking van Persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Toepasselijkheid privacyverklaring

In deze privacyverklaring wordt informatie verstrekt over de Verwerking van Persoonsgegevens van (contactpersonen van) klanten en relaties van Minitials alsmede van bezoekers van de Website. Deze privacyverklaring is dus niet van toepassing op websites van Derden.

• Definities

In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

1. Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van Minitials Persoonsgegevens verwerkt;
2. Derde: ieder ander dan: Jij, Minitials, een Verwerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van Minitials of de Verwerker gemachtigd is om Persoonsgegevens te verwerken;
3. Jij/Je/jou(w): de (contactpersoon van de) klant en/of relatie van Minitials alsmede de bezoeker van de Website van wie Persoonsgegevens door Minitials worden verwerkt;
4. Persoonsgegeven: elk gegeven dat op jou betrekking heeft en ook naar jou te herleiden is, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van Jou;
5. Toestemming: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee Jij door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling verwerking van Jouw Persoonsgegevens aanvaardt;
6. Verstrekken van Persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van Persoonsgegevens;
7. Verwerking van Persoonsgegevens: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van Persoonsgegevens
8. Website: de Website van Minitials (https://www.minitials.com)

• Persoonsgegevens die wij ontvangen en verwerken

Minitials verzamelt Jouw Persoonsgegevens onder meer wanneer Je de Website bezoekt, producten afneemt van Minitials, contact opneemt met Minitials en/of contactgegevens zelf aan Minitials verstrekt.

Minitials verwerkt alleen de Persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld worden. Zo kunnen (onder meer) de volgende Persoonsgegevens verzameld worden:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres
• Overige Persoonsgegevens die Je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op de Website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
• Locatiegegevens
• Gegevens over Jouw activiteiten op de Website
• Gegevens over Jouw surfgedrag over verschillende Websites heen (bijvoorbeeld omdat dit bedrijf onderdeel is van een advertentienetwerk)
• Lijst met contactgegevens van de klant via een app
• Internetbrowser en apparaat type
• Bankrekeninggegevens

 

• Bijzondere en/of gevoelige Persoonsgegevens die wij verwerken

Minitials heeft niet de intentie Persoonsgegevens te verzamelen van Websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij er Toestemming is van ouders of een voogd. Minitials kan echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Minitials raadt ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke Toestemming. Als Je ervan overtuigd bent dat Minitials zonder die Toestemming Persoonsgegevens heeft verzameld van een minderjarige, neem dan contact met Minitials op via info@minitials.nl, zodat Minitials deze Persoonsgegevens kan verwijderen.

• Met welk doel en op basis van welke grondslag wij Persoonsgegevens verwerken

De Persoonsgegevens die door Minitials worden verkregen, worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

Het onderhouden van contact met Jou

Als Jij Minitials om informatie verzoekt, verwerkt Minitials de verstrekte Persoonsgegevens om aan dat verzoek te voldoen en/of om Jouw vragen te beantwoorden.

 

Het uitvoeren van een overeenkomst tussen Jou en Minitials

Voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen Jou en Minitials, kan Minitials Jouw persoonlijke contact- en facturatiegegevens nodig hebben als genoemd onder artikel 2 van deze privacyverklaring. Deze Persoonsgegevens worden gebruikt om uitvoering te geven aan de overeenkomst en daaruit voortvloeiende verplichtingen. In het bijzonder gaat het om de volgende doeleinden:

• de acceptatie van Jouw bestelling;
• de afhandeling van Jouw bestelling en het verzenden hiervan;
• om Jou op de hoogte te houden van de status van Jouw bestelling;
• facturatie en incassering;
• het afhandelen van vragen en klachten.

 

Account

Indien Je een account aanmaakt via de Website verwerkt Minitials de Persoonsgegevens die Jij daarbij aan Minitials doorgeeft voor Jouw gebruiks- en bestelgemak. Dit account en de daarin opgenomen Persoonsgegevens (kunnen) worden gebruikt voor het plaatsen van de bestellingen door Jou.

 

Nieuwsbrieven
Als Je een e-mailadres hebt opgegeven, kun Jij Je opgeven voor de gratis nieuwsbrief van Minitials. Deze wordt door Minitials uitsluitend aan Je toegezonden nadat Jij hebt aangegeven deze te willen ontvangen. Je kunt Je altijd afmelden voor de nieuwsbrief, door op de unsubscribe-button te klikken onderaan de nieuwsbrief.

 

Andere doeleinden voor het gebruik van Persoonsgegevens

Minitials kan ook gebruik maken van de Persoonsgegevens die Jij per e-mail, telefonisch, per post of op een andere wijze aan Minitials hebt verschaft, voor de volgende doeleinden:

• om de Website en de diensten van Minitials te analyseren, ontwikkelen en verbeteren;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen; en
• voor marketingdoeleinden.

 

Grondslagen

De Persoonsgegevens worden slechts verwerkt, indien aan een van de volgende voorwaarden (grondslagen) is voldaan:

 

• Jij hebt daarvoor Toestemming gegeven;
• het is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waar Jij partij bij bent;
• het is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Minitials rust;
• het is noodzakelijk om de vitale belangen van Jou of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
• het is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Minitials of een Derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van Jou zwaarder wegen dan de belangen van Minitials en/of de Derde.

 

• Geautomatiseerde besluitvorming

Minitials neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Minitials) tussen zit.

• Hoe lang we Persoonsgegevens bewaren

Jouw Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden als genoemd in artikel 4 van deze privacyverklaring. Na de (wettelijke) bewaarperiode worden Jouw Persoonsgegevens vernietigd.

 

De bewaartermijn van de administratie van Minitials is 7 jaar, overeenkomstig met de wettelijke verplichting tot bewaring. Dit is inclusief de met jou gesloten overeenkomst(en). Deze termijn gaat in nadat de overeenkomt is geëindigd.

 

Wanneer Jij Minitials een e-mail stuurt of een vraag stelt via het contactformulier, dan worden de gegevens die Jij Minitials toestuurt, bewaard zolang als naar de aard of de inhoud van uw e-mail of bericht nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

 

Bovenstaande geldt niet in het geval er op Minitials een wettelijke verplichting rust om de Persoonsgegevens langer te bewaren.

• Delen van Persoonsgegevens met Derden

Minitials zal Je Persoonsgegevens niet zonder Jouw Toestemming aan Derden doorgeven, tenzij:

1. dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst tussen Jou en Minitials, bijvoorbeeld in verband met de betaling en/of incasso van de facturen en de verzending en levering van de producten.
2. Minitials op grond van een wettelijke verplichting of in een noodgeval gehouden is Persoonsgegevens door te geven aan overheidsinstanties; of
3. indien er een reorganisatie of overdracht van bedrijfsactiviteiten plaatsvindt bij Minitials met als gevolg dat Minitials Persoonsgegevens moet overdragen aan een andere organisatie.

• Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Minitials gebruikt cookies om informatie te verzamelen. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de Website wordt opgeslagen in de browser van Je computer, tablet of smartphone.

Bij Jouw eerste bezoek aan de Website heeft Minitials Jou al geïnformeerd over deze cookies en heeft Minitials om Jouw Toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt Je afmelden voor cookies door Je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun Je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van Je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Minitials gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. De functionele cookies zorgen ervoor dat de Website goed functioneert en dat navigatie door de Website prettig is. Tevens kunnen deze cookies worden gebruikt om tijdelijk gegevens op te slaan waardoor het gebruiksgemak van de Website wordt vergroot. De analytische cookies gebruiken wij om analyses te kunnen maken over het gebruik van de Website. Zo kan Minitials analyseren welke pagina’s van de Website Je op welk moment bezoekt. De tracking cookies worden tot slot gebruikt om bijvoorbeeld te linken naar social media zoals Facebook en Instagram. Via deze buttons kan de content van de Website worden gedeeld op social media. Om deze buttons te laten werken, wordt er gebruik gemaakt van cookies van Derden (waaronder social media-partijen of een andere partij die optreedt voor de social media-partijen), zodat deze u herkennen op het moment dat u iets van de Website van Minitials wil delen.

Hieronder een overzicht van de cookies die door Minitials worden gebruikt:

 

Naam:	Cookie:	Bewaartermijn:	Functie:
CookieConsent	CookieConsent	1 jaar	Slaat de cookiestatus van de gebruiker op voor het huidige domein.
Google Analytics	_ga	2 jaar	Analytische cookie die Websitebezoek meet. Gebruikt om bezoekers te onderscheiden van elkaar.
Google Analytics	_gid	24 uur	Analytische cookie die Websitebezoek meet. Gebruikt om bezoekers te onderscheiden van elkaar.
Google Analytics	_gat	1 minuut	Analytische cookie die Websitebezoek meet. Gebruikt om pagina weergaves te beheersen.
Google Analytics	collect	Sessie	Analytische cookie die Websitebezoek meet. Traceert de bezoeker op verschillende apparaten en marketingkanalen.
Facebook	fr	3 maanden	Gebruikt door Facebook om een reeks advertentieproducten te leveren, zoals realtime bieden van externe adverteerders.
Facebook	tr	Sessie	Niet geclassificeerde pixel tracker.
DoubleClick	IDE	2 jaar	Gebruikt door Google DoubleClick om de acties van de Websitegebruiker te registreren en te rapporteren na het bekijken of klikken op een van de advertenties van de adverteerder met het doel de effectiviteit van een advertentie te meten en om gerichte advertenties aan de gebruiker te presenteren

• Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om Je Persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Wanneer een verwerking van Jouw Persoonsgegevens is gebaseerd op Jouw (uitdrukkelijke) Toestemming, heb Je bovendien te allen tijde het recht deze Toestemming in te trekken, of hiertegen bezwaar te maken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de Toestemming vóór de intrekking daarvan. Daarnaast heb Je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat Je bij Minitials een verzoek kan indienen om de Persoonsgegevens die Minitials van Jou heeft verzameld in een computerbestand naar Jou of een ander, door Jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van Je Persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van Je Toestemming of bezwaar op de verwerking van Jouw Persoonsgegevens sturen naar info@minitials.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door Jou is gedaan, vraagt Minitials Jou een kopie van Je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie Je pasfoto, MRZ (machine readable zone: de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van Je privacy. Minitials reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op Jouw verzoek.

• Hoe wij Persoonsgegevens beveiligen

Minitials hanteert een beveiligingsniveau voor het verwerken van de Persoonsgegevens, dat, binnen de mogelijkheden van de huidige technieken, voldoende is om ongeautoriseerde toegang, wijziging, publicatie of verlies van Jouw Persoonsgegevens tegen te gaan.

 

Je Persoonsgegevens worden door Minitials digitaal bewaard en zijn alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd personeel binnen Minitials via persoonlijke inloggegevens en een wachtwoord.

• Verwerkers

Minitials schakelt Derden in om Je Persoonsgegevens te verwerken. Deze Derden (Verwerkers) verwerken Jouw Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Minitials en Minitials sluit met deze Derden Verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

• Contact Minitials

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met Minitials:

Naam:                                     Minitials B.V.

Adres:                                     Victoriapark 8, 5611 BM Eindhoven

Telefoonnummer:                    0634862622

E-mailadres:                           info@minitials.nl

Kamer van Koophandel:         68246706

 

• Wijzigingen

 

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de wet- en regelgeving wijzigt. De meest actuele privacyverklaring kan Je vinden op https://www.minitials.com. Je wordt geadviseerd om deze privacyverklaring regelmatig te controleren op eventuele wijzigingen. Wijzigingen in deze privacyverklaring zijn van kracht wanneer ze op de Website worden geplaatst.

 

Indien Je vragen, opmerkingen en/of klachten hebt in het algemeen of over/met betrekking tot deze privacyverklaring dan kun Je hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via: 0900 – 200 12 01 of via de website https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Versie: december 2019